Vom ersten Moment an gut aufgehoben
Kongresskultur Bregenz arbeitet in einem starken Netzwerk mit kompetenten Partnern zusammen. Einer davon ist Convention Partner Vorarlberg. Wie ein gastfreundliches Teilnehmer-Management bei Veranstaltungen ausschaut, erzählt Büroleiterin Sabine Künz im Interview.
Frau Künz, was bedeutet für Sie persönlich Gastfreundschaft?
Gastfreundschaft bedeutet, den Gast willkommen zu heißen. Er oder sie soll sich während des Aufenthalts wohl fühlen und positive Emotionen mitnehmen.
Wie erfüllt Convention Partner Vorarlberg den Begriff „Gastfreundschaft“ mit Leben?
Bei uns ist der Kunde vom ersten Kontakt an gut aufgehoben. Wir gehen auf seine Wünsche ein, beraten ihn und können so das Passende vorschlagen bzw. ihn mit entsprechenden Informationen versorgen. Dazu arbeiten wir auch eng mit unseren Partnerbetrieben zusammen und setzen auf gute Gesprächskultur. Nur so können wir gemeinsame Ziele erreichen.
Welche Rolle spielt das Teilnehmer-Management bei der reibungslosen Abwicklung von Events?
Es ist ein bedeutender Bereich des Events. Vor der Veranstaltung gehören die frühzeitige Kommunikation mit den Teilnehmern, die Registrierung und die Event-Website dazu. Während der Veranstaltung ist es der Counter, bei dem sich die Teilnehmer anmelden und informieren können, die Tagungsinformationen erhalten und über Änderungen etc. informiert werden. Nach der Veranstaltung geht es darum, Dankesschreiben zu verfassen, Feedback einzuholen und Vorträge zur Verfügung zu stellen.
Wie gehen Sie beim Teilnehmer-Management vor? Und wie profitieren Event-Ausrichter von den Services?
Wir unterstützen sie. Convention Partner Vorarlberg übernimmt die Registrierung zur Veranstaltung, die heutzutage fast ausschließlich über ein Online-Formular passiert, das wir nach den Bedürfnissen des Veranstalters erstellen und auf der Veranstaltungs-Website platzieren. Ebenso bieten wir die Zahlungsabwicklung der Teilnehmergebühren an, von der Rechnungslegung bis zur Schlussabrechnung. Wir holen Hotelkontingente speziell für die Veranstaltung ein – die Zimmer werden von Teilnehmern ebenfalls über einen Link gebucht. Außerdem sind wir im Vorfeld für die Teilnehmer Ansprechpartner bei jeglichen Fragen zur Veranstaltung und während des Events bei der Teilnehmerregistrierung vor Ort. Auf Wunsch des Veranstalters drucken wir auch Namensschilder und Teilnahmebestätigungen.
Worauf kommt es bei der Registrierung von Teilnehmern besonders an?
Das Registrierungsformular muss für Teilnehmer einfach und gut verständlich sein und gleichzeitig für den Veranstalter alle nötigen Informationen enthalten. Die Bezahlung der Teilnahmegebühr ist neben der Überweisung bequem mit Kreditkarte möglich. Der Registrierungsvorgang wird für den Veranstalter transparent gemacht, indem wir ihm einen Link zur Verfügung stellen. So hat er stets den Überblick über den aktuellen Stand der Anmeldungen, die Zahlungseingänge etc.
Bieten Sie spezielle Apps für Veranstaltungen an?
Ja, seit 2018 gibt es für Veranstalter die Convention App Vorarlberg. In diesem Jahr hat sie bei der Weltgymnaestrada mit 21.000 Downloads und 2,1 Millionen Pageviews einen absoluten Höhepunkt erreicht. Neben der Darstellung des Programms, Informationen zu Referenten, Hotels, Restaurants, Sehenswürdigkeiten und Fahrpläne des ÖPNV über die App trägt sie maßgeblich zur Kommunikation und Vernetzung der Teilnehmer bei. Es können auf einfache Art und Weise beispielsweise Kontakte geknüpft, Treffen organisiert, Programmänderungen kommuniziert, Feedback eingeholt und Statistiken erstellt werden. Mit dieser App steigern wir die Qualität von Veranstaltungen.
Foto: Anja Koehler
(tb – pzwei) 4.12.2019
